Wir bieten Firmenkunden unsere Intelligente Archiv- und Dokumenten-Digitalisierung an.

Aus IT-Services Dipl.-Ing. Andreas Gross

D.h. wir scannen nicht nur mit Hochleistungsscannern Ihre Archive, sondern bieten ihnen diverse Mehrwert-Dienste:

Die gescannten Bilddateien werden durch OCR-Programme der neusten Generation in Textdateien umgewandelt, wobei die Formatierung weitgehend erhalten bleiben. Als Ergebnis erhalten Sie PDF-Dateien, in denen Sie per Volltextsuche alles wiederfinden, was in einem reinen Papierarchiv vielleicht (durch Falschablage) verloren gegangen war. Bei der Textumwandlung werden nicht nur die einzelnen Buchstaben und Zeichen interpretiert, sondern mittels Wörterbüchern für dutzende von Sprachen kann die Fehlerquote minimiert werden.

Automatisiert werden Ihre Dokumente indiziert und klassifiziert, so dass Sie Ihre Akten nach den verschiedensten Merkmalen wiederfinden können: Nach Geschäftspartner, Produkt oder Warengruppe, nach Datum, nach dem Namen ihres zuständigen Sachbearbeiters, nach Vorgangsart (Rechnung, Bestellung, Stornierung, Beschwerde) etc.

So werden Ihre Dokumente in hoher Qualität vorbereitet, um in Ihr Dokumentenmanagement-System (DMS) aufgenommen zu werden.

Aber auch für den Fall, dass Sie sich noch für kein DMS entschieden haben: Selbst die einfache Abbildung ihres bisherigen Ablagesystems (Raumnummer, Aktenschrank-Bezeichnung, Ordner-Bezeichnung, Registerblatt) auf EDV (Verzeichnisse und Dateinamen) bietet Ihnen einen enormen Produktivitätsfortschritt: Statt Zeit mit der Suche einer Akte zu vergeuden, haben Sie sie mit wenigen Mausklicken auf Ihrem Bildschirm zur Anzeige gebracht. Dank der Textumwandlung können Sie sogar über die Zwischenablage Teile des Textes (Anschrift des Korrespondenzpartners oder Artikelbezeichnung oder Kontoverbindung oder ein Zitat aus dem Schreiben) in Ihr Antwortschreiben übernehmen.

Ihr Nutzen aus der Digitalisierung ist vielfältig:

• Die Digitalisierung Ihrer Akten schafft Platz! Sie benötigen keine Räume mehr für Ihr Papierarchiv, Sie können wieder aufatmen und den gewonnenen Raum für wichtigeres verwenden. Oder sich einfach im japanischen Stil freier Räume wohler fühlen, statt eingeengt zwischen Aktenbergen zu ersticken.
• Die Digitalisierung sichert Sie vor Verlust: Papierakten können z.B. in einem Brand verloren gehen. Firmen sind schon nach einem Feuer alleine daran zugrunde gegangen, dass die Geschäftsvorgänge nicht mehr rekonstruierbar waren. Kaum einer sichert seine Akten durch ausgelagerte Kopien. Durch die Digitalisierung ist das jedoch kein Problem mehr: sie können Ihre Dateien auf eine externe Festplatte kopieren und diese Kopien im Bankschließfach vor Diebstahl und anderen Katastrophen sichern.
• Die Digitalisierung sichert Sie vor Spionage: Denn Aktenschränke und Bürotüren können von Einbrechern oder von Unbefugten leicht geöffnet und ausspioniert werden. Ein Computersystem dagegen kann mit einschlägigen Mitteln geschützt werden. Die Digital-Akten können so erstmals nur für jeweils befugte Mitarbeiter freigegeben werden. Das schützt Sie vor der Konkurrenz oder davor, dass sich ehemalige Mitarbeiter mit Ihrem Know-How selbständig machen.
• Die Digitalisierung erhöht die Zugriffsgeschwindigkeit auf die Akten: Jeder Vorgang ist sofort verfügbar und nicht erst auf Anforderung und nach – manchmal langem – Suchen.
• Die Digitalisierung ermöglicht, dass ein und die selbe Akte von verschiedenen Mitarbeitern gleichzeitig eingesehen werden kann. Früher musste das koordiniert werden. Oder eine Akte wurde schon deswegen vergeblich gesucht, weil ein Sachbearbeiter sie gerade verwendet.
• Die Digitalisierung ermöglicht auch den Zugriff auf verloren geglaubte Akten: Wenn ein Dokument falsch abgelegt wurde, ist es in der Praxis der Papierakten verloren. Bei digitalisierten Akten jedoch kein Problem: Auch wenn die automatische Kategorisierung versagt haben sollte, kann das Dokument durch eine Volltextsuche wiedergefunden werden. Googeln Sie in Ihrem Aktenbestand!
• Eine Digitalisierung aller Akten ermöglicht auch erstmalig statistische Auswertungen und Einsichten, die vorher zu arbeitsaufwendig gewesen wären.
• Eine Bearbeitung digitalisierter Eingangspost spart viel Zeit gegenüber herkömmlichen Verfahrensweisen. Sie können über die Windows-Zwischenablage mit Cut-and-Paste Textteile in ihre Arbeit übernehmen: So als würden Sie eine email beantworten.

Insgesamt hebt eine Digitalisierung aller Akten die Effizienz Ihrer Firma auf ein völlig neues Niveau und das Arbeiten im papierlosen Büro macht wieder richtig Spaß!