Dokumenten Ausgabe (Deliver)
Aus IT-Services Dipl.-Ing. Andreas Gross
Die „Deliver“-Komponenten (Liefern, Bereitstellen, Ausgeben) von ECM dienen zur Bereitstellung der Informationen aus den „Manage“-, „Store“- und „Preserve“-Komponenten. Sie beinhalten aber auch Funktionen, die wiederum für die Eingabe von Informationen in Systeme (z.B. Informationsübergabe auf Medien oder Erzeugung formatierter Ausgabedateien) oder für die Aufbereitung von Informationen (z. B. Konvertierung oder Datenkompression für die „Store“- und „Preserve“-Komponenten. Da die Sicht auf das AIIM-Komponentenmodell funktional zusammengestellt ist und nicht als Architektur gesehen werden darf, ist die Zuordnung dieser und anderer Komponenten hier zulässig. Die Funktionalität in der Kategorie „Deliver“ wird auch als „Output“ bezeichnet und unter dem Begriff „Output Management“ zusammengefasst.
Inhaltsverzeichnis |
Die “Deliver“-Kategorie umfasst drei Gruppen von Funktionen und Medien: „Transformation Technologies“, „Security Technologies“ und „Distribution“. Transformation und Sicherheit gehören als Dienste auf eine Middleware-Ebene und sollten allen ECM-Komponenten gleichermaßen zur Verfügung stehen.
Für die „Ausgabe“ sind zunächst zwei Funktionen wichtig:
- Layout/Design mit Werkzeugen zur Gestaltung und Formatierung der Ausgaben und
- Publishing, Anwendungen zur Bereitstellung der Informationen für die Distribution und Publikation.
Transformation Technologies (Transformations-Techniken, Umwandlung)
Transformationen sollten immer verlustfrei, kontrolliert und nachvollziehbar ablaufen. Hierfür kommen Dienste im Hintergrund zum Einsatz, die sich dem Endanwender in der Regel nicht zeigen. Zu den Transformations-Techniken werden unter anderem gerechnet:
- Computer Output on Laserdisk/COLD / ERM ist hier im Gegensatz zur „Capture“-Komponente als Aufbereitung von Daten von Ausgaben für Verteilung, Druck und Übergabe an das Elektronische Archiv zusehen. Typische Anwendungen sind Listen und formatierter Output, z.B. individualisierte Kundenanschreiben. Zu diesen Techniken gehören auch die Journale und Protokolle, die von den ECM-Komponenten erzeugt werden.
- Personalization (Personalisierung) ist nicht mehr nur eine Funktion von Web-basierten Portalen sondern gilt für alle ECM-Komponenten. Durch die Personalisierung erhält der Nutzer nur noch die Funktionalität und Informationen angeboten, die er benötigt.
- XML (eXtensible Markup Language) ist eine Beschreibungssprache, die es erlaubt Metadaten und Dokumente zu beschreiben. XML setzt sich als die universelle Technik zur Beschreibung von Informationen durch.
- PDF (Portable Document Format) ist ein intelligentes Druck- und Distributionsformat, das es erlaubt Informationen plattformunabhängig bereitzustellen. Im Gegensatz zu reinen Bildformaten wie Tagged Image File Format/TIFF können in PDF Inhalte gesucht, Metadaten beigefügt und elektronische Signaturen eingebettet werden. Als international genormtes Format ist PDF/A auch für die Archivierung geeignet.
- Konverter und Viewer dienen einerseits zur Umformatierung von Informationen, um einheitliche Formate zu erzeugen, und andererseits um Informationen unterschiedlichen Formates wieder anzuzeigen und auszugeben.
- Compression (Datenkompression, Komprimierung) wird benutzt, um den Speicherplatzbedarf für bildhafte Informationen zu reduzieren. Für s/w wird hier auf das ITU-Verfahren (CCITT) für Tagged Image File Format/TIFF und für Farbbilder auf JPEG2000 zurückgegriffen. Mit „ZIP“-Verfahren können auch beliebige Dateien für die Datenübermittlung komprimiert werden.
- Syndication dient zur Bereitstellung von Content(Inhalt) in unterschiedlichen Formaten, Selektionen und Aufbereitungsformen im Umfeld des Content Management. Durch Syndication kann der gleiche Inhalt mehrfach in verschiedener Form und für verschiedene Anwendungszwecke genutzt werden.
Security Technologies (Sicherheitstechniken)
Die Sicherheitstechniken gehören zu den Querschnittfunktionen, die allen ECM-Komponenten als Dienste zur Verfügung stehen. So kommen elektronische Signaturen nicht nur bei der Versendung von Dokumenten zum Einsatz sondern können auch bei der Erfassung, beim Scannen benötigt werden, um die Vollständigkeit der Erfassung zu dokumentieren.
- PKI (Private Key Infrastructure) ist die Basistechnik für den Einsatz elektronischer Signaturen. Sie verwaltet Schlüssel und Zertifikate, und prüft die Authentizität von Signaturen.
- Digital Signatures (Elektronische Signaturen) dienen dazu, für Dokumente bei Übermittlungen die Authentizität des Absenders und die Integrität der übermittelten Nachricht, d.h. die Unverändertheit und Vollständigkeit, nachzuweisen. In Europa gibt es drei Formen der elektronischen Signatur mit unterschiedlicher Qualität und Sicherheit: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte. In Deutschland ist die qualifizierte elektronische Signatur im Rechtsverkehr und Vertragswesen gesetzlich verankert.
- Digital Rights Management / Watermark (elektronische Rechteverwaltung) dient besonders bei der Content Syndication und in MAM Media Asset Management der Verwaltung und Absicherung von Urherrechten und Copyrights. Hierzu kommen Techniken wie elektronische Wasserzeichen (Watermarks), die direkt in die Dokumente eingebunden werden, zum Einsatz. Ziel ist die Wahrung von Rechten und die Sicherung der Inhalte bei der Veröffentlichung im Internet.
Distribution (Verteilung)
Alle zuvor erwähnten Techniken dienen im wesentlichen dazu, die unterschiedlichen Inhalte eines ECM kontrolliert und nutzungsorientiert auf unterschiedlichen Wegen der Zielgruppe bereitzustellen. Hierzu können aktive Komponenten wie Versand als E-Mail, Datenträgern oder Rundschreiben ebenso gehören wie die passive Publikation auf Webseiten und Webportal, wo sich die Zielgruppe aus dem Informationsangebot selbst bedient. Als mögliche Ausgabe- und Distributionsmedien können zum Einsatz kommen:
- Internet, Extranet und Intranet
- E-Business-Webportal
- Mail und Fax
- Datenübermittlung mittels Electronic_Data_Interchange (EDI), XML, Short Message Service (SMS) oder anderen Formaten
- Mobile Geräte wie Mobiltelefone, Kommunikator-Geräte und andere
- Datenträger wie CD oder DVD
- Digitales Fernsehen und andere Multimedia-Dienste
- Papier
Aufgabe der verschiedenen „Deliver“-Komponenten ist die Information immer für den Empfänger optimal aufbereitet zur Verfügung zu stellen und die Nutzung möglichst zu kontrollieren.
Dieser Artikel steht unter der GNU-Lizenz für freie Dokumentation basiert auf dem Artikel ECM-Komponenten aus der freien Enzyklopädie Wikipedia und in der Wikipedia ist eine Liste der Autoren verfügbar.
